CC-EPOC 卒前臨床実習生用オンライン臨床教育評価システム
Clinical Clerkship E-POrtfolio of Clinical training

管理者用FAQ・お問合せ

お問合せ用のフォームを掲載していますが、FAQに掲載済みの情報のお問い合わせがほとんどなので、まずFAQを確認していだけるような構成にしてあります。管理者の方は、研修医・指導医・メディカルスタッフ・患者等用FAQを含め、すべてのFAQをお読みください。

◆一般的な質問

◆新規・既利用申請について

一般的な質問

[Q3104a]  CC-EPOCの説明資料について
[Q3109a] 実習協力機関(大学病院分院、一般病院、診療所、保健所等)の教員、医師の登録は必要か

UMIN IDを紐づけて評価を行うため、評価を行う場合には、 実習協力機関(大学病院分院、一般病院、診療所、保健所等)の教員、医師の登録は必須です。大学・委託業者等が代理入力を行う場合でも必須になります。

[Q3110a] ダミーのUMIN ID(実在しない人に対するID)は発行可能ですか。
セキュリティ上の懸念があり、ダミーIDは発行できません。こうした場合、複数の事務部門の方に個人でUMIN IDを取得していただいて、学生医、教員等のUMIN IDの代用として、試用系で使っていただくようにお願いしています。大学の職員であれば、個人用のUMIN IDを取得可能です。
[Q3111a] 学生医による評価は、診療科・病棟評価、実習機関単位の評価、カリキュラム評価がありますが、カリキュラム管理担当者で加工可能な形でダウンロード出来ますか

入力された各種評価データについて、CSVでダウンロード可能です。

[Q3114a] 正式版の試用系はいつまで使えるのですか

試用系は運用系と共に提供させていただく形となりますので、 試用系の利用期限のようなものはございません。 もちろん利用を開始してから、年度末の時点で利用料金を支払わない場合には運用系も試用系も両方使えなくなります。 運用系が利用可能であればその時点で必ず試用系も使えます。 試用系に人数の制限はなく、また試用系の利用(学生医の登録)に対し利用料金が発生することはございません。

[Q3116a] 院内専用スマホもしくはタブレットから操作できるとよい。

CC-EPOCのご利用はUMINセンターにありますWebサーバーにアクセスして行いますので、インターネット経由でアクセスが必要です。院内専用スマホもしくはタブレットからインターネットにアクセス可能であればCC-EPOCの利用は可能ですし、アクセス不可能であればCC-EPOCの利用はできません。各医療機関の施設内にインストールするような形式(パッケージ)でのご利用は出来ません。

[Q3117a] 個人のスマホを使用する場合のセキュリティに問題があるのではないか。

スマートフォンのセキュリティ管理(パスコードや指紋認証等に設定)及びスマートフォン上のWebブラウザのセキュリティ管理(パスワードを記憶させない等)は厳重に行ってください。 CC-EPOC利用の際のセキュリティ管理に関しては、 CC-EPOC個人情報保護・研究倫理指針ができていますので、これを十分お読みください。 インターネット上では、スマートフォンによる商取引(お金のやりとりを伴う活動であり、不正行為により、金品の詐取も可能)も活発に行われており、セキュリティ管理に注意を払えば、運用に問題はないと考えます。
なお、CC-EPOCは、患者の個人情報を保存しない仕様(登録は性別、年齢区分、症候・疾患名、経験日、診療科名等)になっており、患者情報の漏洩の危険性はありません。

[Q3118a] 360度評価では、すべての患者さんに評価してもらうのか?

どの程度の数の患者さんに評価を依頼するのかは 大学の方針で決めていただければと考えます。

[Q3121a] 学生医評価は、診療の基本だけ評価するのか

教員等は、診療の基本の評価だけではなく学生医が症候・疾患を登録した時の評価や、基本的臨床手技の評価も行います。
メディカルスタッフ、患者等は、診療の基本の評価だけ行います。
大学の教務委員会等では、担当教員、教員、メディカルスタッフ、患者等による評価のすべてに基づき最終的な評価を行うことになると思われます。

[Q3122a] mini-CEX、CbDによる評価がありますが、何を元にCC-EPOCに入れられたのですか。

臨床現場での評価(mini-CEX等)は、卒前の医学教育モデル・コア・カリキュラムに記載があることから、CC-EPOCに盛り込んでいます。
なお、様式はコアカリに準拠しています。
医学教育モデル・コア・カリキュラム(平成28年度改訂版) p169-p171

[Q3123a] 患者IDの暗号化について

患者IDは症例の初回登録時のみ、端末からサーバに送信され、暗号化されます。
暗号化はサーバ側で行い、暗号化キーは、学生医毎に別途設定しています。
端末で症例を表示するときには、暗号化した患者IDのみ表示します。
指導医等が復号ボタンを押下したときに、サーバ側で復号し、端末に表示します。
そのため、研修医毎の暗号化キーはサーバにのみ存在し、ネットワーク上の 通信には使用されません。 なんらかの理由により、暗号化した患者IDを取得された場合でも、暗号化キーは サーバにしか存在しないため、解読は非常に難しくなります。 患者IDは「患者IDの暗号化」ボタンを押下したときに、パスワードの入力を求めます。
入力したパスワードを用いて、端末の上で暗号化を行い、暗号化した患者IDのみを保存します。 そのため、暗号化前の患者IDとパスワードはサーバに送信しません。 パスワードを忘れると復号できなくなりますので、御注意ください。 UMINセンターでも復号はできません。御注意ください。

[Q3125a] CC-EPOCの正式名称について
日本語正式名称は、「卒前臨床実習生用オンライン臨床教育評価システム」です。 CC-EPOCは、英語版の正式名称である
Clinical Clerkship E-POrtfolio of Clinical training の略称となります。
[Q3126a] 個人用端末(スマートフォン、タブレット、パソコン等)の利用についての注意事項はありますか。
[Q3127a] PG-EPOCは、卒後の初期研修の評価に活用されており、 CC-EPOCは医学生の卒前臨床教育の評価に活用されます。 EPOCシリーズは、後期(専門)研修の評価用のものも開発されるのですか。

EPOCシリーズの後期(専門)研修の評価への対応については、公式には何も決まっていませんが、EPOCシリーズは後期(専門)研修への対応を想定して設計されています。 尚、現状でも、下記は可能です。


1.PG-EPOCから、研修医が、PG-EPOCの初期臨床研修の記録を抽出して、専門医認定のための参考資料として提供(初期研修中に経験した専門分野の症例を専門医認定に活用する等)したり、同様に指導医等が初期臨床研修の指導記録を指導医・専門医の継続のための資料として提出することは可能です。

2.CC-EPOCから、学生医が、臨床実習の記録を抽出して、臨床研修先の医療機関に提供したり、教員等が教員評価や指導医・専門医の継続のための資料として提出することは可能です。

[Q3129a] 大学、実習機関としては、すべての学生医、教員等、メディカルスタッフ(UMIN ID入力)のUMIN IDを管理者が知っている必要がありますか?

管理者(カリキュラム管理担当者、実習機関担当者)は、実習機関のすべての学生医、教員等のUMIN IDを知っている必要があります。メディカルスタッフについては、UMIN IDを用いて評価を行うスタッフに関してのみUMIN IDを知っている必要があります。


1.既にUMIN IDを持っている学生医、教員等、メディカルスタッフはそのUMIN IDを管理者に通知する必要があります。ただし、メディカルスタッフについては、QRコードで評価する場合には通知する必要がありません。


2.まだUMIN IDを持っていない学生医、教員等、メディカルスタッフ(UMIN ID入力)は、その旨を管理者に通知して、UMIN ID取得を依頼する必要があります。管理者は、一括登録でUMIN IDを取得して、該当の人に通知します。ただし、メディカルスタッフについては、QRコードで評価する場合にはUMIN IDを一括登録で取得する必要がありません。

[Q3130a] 評価にあたってのUMIN IDとQRコードの使い分け

QRコード入力といった場合に2つの意味があることにまずご留意ください。1つは、QRコード入力で直接入力画面にアクセスしてそのまま評価データを入力する場合(メディカルスタッフ、患者等)で、もう1つはQRコードでログイン画面でアクセスした上でUMIN IDとパスワードを入力して、入力画面にアクセスする場合(指導医等)です。ここでは、前者をQRコード入力と呼びます。
UMIN ID入力の場合には、他の利用者が入力したデータ(どのデータが参照できるかはアクセス権限によりますので、詳細はこちらをご参照ください)や自分が過去に入力したデータを参照できます。一方、QRコード入力の場合には、他の利用者が入力したデータは一切参照できないばかりでなく、自分が過去に入れたデータも参照できません)。メディカルスタッフは、両方の方式が可能なので、UMIN ID入力のメリットとUMIN ID発行の手間の両方を考慮して決めてください。


1.学生医:必ずUMIN IDを使う

2.教員医等:必ずUMIN IDを使う(入力画面へのアクセスを容易にするためにQRコードを活用することができます)

3.メディカルスタッフ:UMIN IDかQRコード入力のどちらかを行う。
  UMIN IDが望ましいのは、看護師長、主任等の管理的立場の人及び今後も継続して毎年評価する予定の人です。   QRコード入力が望ましいのは、上記以外の人です。

4.患者等:必ずQRコード入力を行う。


利用者大区分利用者中区分利用者小区分UMIN IDの種類
学生医個人用UMIN ID
実習機関
(大学病院本院+
実習協力機関)
教職員
教員等教員個人用UMIN ID
(QRコード入力は行わないが、入力画面へ容易にアクセスするためにQRコードを活用できる)
医師(教員以外の医師)個人用UMIN ID
(QRコード入力は行わないが、入力画面へ容易にアクセスするためにQRコードを活用できる)
医師以外の
教職員
メディカルスタッフ個人用UMIN ID
(管理職もしくは次年度以降も継続的に評価する方)
QRコード入力のためUMIN IDを使用しない
(管理職でなく、次年度以降も継続的に評価する予定のない方)
管理者カリキュラム管理担当者3つのカリキュラム管理担当者用UMIN ID(=管理用ID)
※追加発行、文字列の変更等はできません。

cckanri-大学英字略称
cctanto1-大学英字略称
cctanto2-大学英字略称
実習機関担当者個人用UMIN ID
患者等QRコード入力のためUMIN IDを使用しない
[Q3133a] QRコードを使う場面について

QRコードを使う場面は主として下記の2種類です。

1.QRコードを使って、入力画面にアクセスして、そのまま入力
⇒メディカルスタッフ(QRコード入力)、患者等
2.QRコードを使ってアクセスした画面にUMIN IDとパスワード入力して、データ入力画面にアクセス
⇒教員等、メディカルスタッフ(UMIN ID入力)

[Q3134a] 学生医から教員等に対する評価を入力することは可能ですか。

可能です。
学生医画面より、以下の対象について「学生医による評価」の入力が可能です。

  • 【教員・医師評価】
  • 【診療科・病棟評価】
  • 【実習機関単位評価】
  • 【カリキュラム全体評価】

[Q3136a] メディカルスタッフによる評価は、どの範囲で実施すればよいですか。

メディカルスタッフによる評価は、特にどの範囲で実施しなければならないということはありません。大学・実習機関の方針で決めていただく必要があります。ただし、学生医と接触の機会が少ないと評価できないと思いますので、看護師を主体に薬剤師、看護助手、病棟クラーク等による評価が想定されますが、放射線科技師、臨床検査技師に評価をさせることもできます。また例えば、評価させる看護師の範囲について、院内の看護師全員に評価させることも可能です。以上は、PG-EPOCの研修医評価のために、UMIN IDを一括申請してくる研修プログラムとのやりとりから判明した運用例です。

[Q3137a] 教員等の代行入力に使うUMIN IDについて

代行入力に使うUMIN IDは、学生医の代行入力と同じく、 カリキュラム管理担当者または実習機関担当者のUMIN IDを利用して、各々カリキュラム管理担当用画面及び実習施設担当者画面にログインしていただき、該当の教員等を選択して、入力する形になります。

[Q3138a] 学生医、教員等、メディカルスタッフ、カリキュラム管理担当者、実習機関担当者の各情報の参照権限について
[Q3139a] 学生医、教員等、メディカルスタッフのUMIN IDを事務部門で預かって、それらのUMIN IDを用いて、事務部門で代行入力してよいですか。

セキュリティ上の問題がありますので、UMIN IDの貸し借りはやめてください。

[Q3140a] 学生医が教員等、メディカルスタッフに評価依頼をする方法(教員等、メディカルスタッフが学生医から評価依頼を受ける方法)

●症例登録
学生医が、 評価依頼をする教員等を選択し、確定することで、該当の教員等
=>メールが届きます。
また教員等がログインした画面で【症例登録】の承認依頼が表示されます。


●基本的臨床手技の登録
学生医の評価の有無に関わらず全学生医を一覧で確認でき、 その中から対象の学生医を選択し、評価する。
=>メールは届かない。


●診療の基本
1)学生医
学生医がローテーションを選択し、評価を入力

2)教員等
・ローテーションに割当られた担当教員の場合
=>メールが届きます。

・ローテーションに担当教員が未割り当ての場合、【教員等による診療の基本の参照】から学生医がその診療科に登録された教員等の中から選択し、確定する
=>メールが届きます。
【評価票入力依頼】が担当教員の画面に表示されます。


それぞれ医師には届きません。


3)メディカルスタッフ
・UMIN ID入力のメディカルスタッフの場合、ローテーションへの設定がないため、
=>メールは届きません。
メディカルスタッフがUMIN IDでログインした画面で研修医を選択し、入力します。


・QRコード入力のメディカルスタッフの場合、やはりローテーションへの設定がないため、
=>メールは届きません。
QRコードを提示して、入力を依頼することになります。

[Q3143a] 小さな診療科等で、担当教員を何らかの理由で付けられない場合に(教員が全員不在の場合に)、 代替措置として医師を担当教員にすることは可能ですか。
システム上は、医師を担当教員として設定することは可能です。 各大学のポリシーに則り運用の方針を検討ください。
[Q3144a] UMIN IDの登録をせず、QRコードのみ使用して評価を行うものはCC-EPOC上、何か登録が必要となりますか。
事前に登録いただくものはございません。
[Q3145a] CC-EPOC上の『教員の管理』で教員の登録をしていない教員が学生医を評価することはできないということですか。

出来ません。

UMIN IDを持っているだけではどの学生医の評価を行うか、情報が一切ない状態となりますので、
管理者側で登録する(紐付ける)作業が必要となります。

[Q3146a] メディカルスタッフ(看護師、薬剤師等)が教員(担当教員を含む)、医師を評価することは可能ですか。

現行のシステムの仕様では、メディカルスタッフは、看護師長、技師長等の管理職及び充分な経験や実績を有し指導的立場にある人も含め、教員、医師を評価することは出来ません。

[Q3148a] 「学生医」メニューの「臨床推論/病態の記録」において教員に評価を「システム上で依頼」する場合、 教員の選択はどのように行うのですか。

学生医が「経験症候/疾患の記録」の登録で『診療科』を選択する際、
・担当日のローテーション(担当日に紐づく診療科)
→ローテーションからの診療科選択(スケジュールに登録された診療科すべて)
 →施設・診療科検索(施設に登録されたすべての診療科)
が表示され、選択した診療科に登録された教員が表示されますので、 学生医がそれを選択し『確定』することで、評価依頼が行われます。

[Q3149a] 「教員等」メニューの「mini-CEX/CbDの登録/参照」において、 学生医が自己評価を入力しない場合でも、教員のみが登録することは可能ですか。

学生医が自己評価を入力しない場合でも教員等のみで[mini-CEX/CbDの登録]が可能です。

[Q3150a] QRコードを利用したUMIN IDを持たないメディカルスタッフによる評価について

(1)評価確定後も、再度QRコードを読み込めば修正可能なのか。
また、自身が入力した評価結果を閲覧できるのか。
→QRコードを利用した、UMIN IDを用いない評価の場合、修正は出来ず、再度評価を行う形になります。
どちらの評価を使用するかは施設の判断となります。
評価結果の閲覧は出来ません。


(2)評価の途中で一時保存はできるのか
→出来ません。


(3)「評価者情報の保存」と「評価者情報の読み込み」の違い
→例えば看護師が複数回評価を行う際、
自身の氏名、職種を「保存」することで、次回以降「読み込み」で
氏名、職種の入力の手間を省くことが出来ます。

[Q3152a] 管理者IDが3つあるようですが、パスワード更新申請は、それぞれのIDごとに更新申請をする必要がありますか。

パスワード更新を行う際は、それぞれのIDごとに更新申請を行ってください。
ただし、必ずしもこの3つのIDをすべて使用しなければいけないということはございません。1つ使用するだけですべての設定ができます。3つ発行しているのは、分担して作業する場合の便宜を考慮してのことです。尚、大学病院本院がPG-EPOCを利用している場合には、PG-EPOCの管理用IDもCC-EPOC用にまったく同様に使えます。

[Q3153a] CC-EPOCの通知メールはどのアドレスに届くのですか。

一括申請いただきましたUMIN IDはそのままメールアドレスとなります。
(UMIN ID@umin.ac.jp形式のアドレス)


CC-EPOCの通知は、このメールアドレスに届きます。
必ずUMIN電子メール転送方法を参照の上、UMIN電子メールの転送設定画面から普段使っている電子メールアドレスに転送設定お願いします。

[Q3154a] 個人情報の取り扱いや情報セキュリティに関する指針はありますか。

UMINの情報セキュリティーと個人情報に関する考え方』と
CC-EPOCホームページ上で掲載させていただいておりますCC-EPOC個人情報保護・研究倫理指針をご確認ください。

[Q3158a] 実習機関のカリキュラムへの一括登録について

実習機関の一括登録には、1) 開設完了通知の直後に「実習カリキュラム運用状況」から行う実習機関のUMINシステムへの一括登録と2)その後にCC-EPOCのカリキュラム管理担当者画面から行う実習機関の自大学カリキュラムへの一括登録の2通りがあります。前者を先に行わないと後者は実施できません。前者は、CC-EPOCとPG-EPOCで共用です。つまりある実習機関を登録したい場合に、既に他のCC-EPOC、PG-EPOC利用機関が先に登録していれば、 新規登録は必要ありません。

一括登録用テンプレートファイルをダウンロード、
『参加施設』シートと『施設名』シートがあります。
登録されたい施設を『施設名』シートから検索し、『参加施設』シートに貼り付けてご利用ください。
名称が重複していてどちらか判別がつかない場合は、お手数ではございますが、 個別登録でご対応ください。

[Q3159a] QRコード入力によるメディカルスタッフ及び患者等の評価入力で、2回同じQRコードを読み取って、同じ名前・職種で入力した場合どうなりますか。

同じQRコードでの入力というのは、同じ学生医に対して、同じ診療科・病棟等で、同じ実習期間中における評価であることを意味します。


現時点の仕様では、同じQRコードでの入力の場合、同じ名前・職種(患者等の場合は続柄)で評価すると評価が上書きされます。同じ名前でも職種(続柄)が違えば上書きされません。
現在の仕様ですと、同じ診療科・病棟に同姓同名で同じ職種の人がいた場合に問題が発生します。このようなことは非常に稀ですがありえないことではありません。ただし、このようなことがあれば、同じ診療科・病棟内では全員が知っているはずと思われます。


このような場合には、名前を区別できるように名前の文字列を工夫してください。例えば、「本郷太郎」という人が同じ診療科・病棟に2名いた場合には、「本郷太郎(主任)」、 「本郷太郎(新人)」等です。またメディカルスタッフの場合には、UMIN IDを用いた入力を行えば、区別できます。

現在の仕様には問題点もありますが、評価を上書きしたい(書き換えたい)という要望がある場合に対応可能だという利点もあります。今後、どうすべきかはご意見お待ちしています。

[Q3162a] 経験すべき症候・疾患に含まれない症候・疾患経験した場合は、CC-EPOCには反映する方法がないのか
評価票I、II、IIIには反映可能。ただし、各研修プログラム独自に症例・疾患を 追加できるので、デフォルトに加えて、その追加した範囲は、症候・疾患の欄でも反映可能です。
[Q3164a] UMIN IDを持たないメディカルスタッフの代行入力について

UMIN IDを持たないメディカルスタッフの代行入力は
「施設メニュー」の「メディカルスタッフ等の評価票I/II/III代行入力」から入力可能です。


なお
・UMIN IDのあるメディカルスタッフの代行入力
・患者・家族等の代行入力
については今現在も検討中の案件でございます。

[Q3165a] 患者IDの暗号化ですが、院内でパスワードを統一してもよいですか。

セキュリティ上推奨できませんが、各大学、実習機関の責任で判断お願いします。

患者IDの入力は必須ではありません。 患者IDの入力を行わず、CC-EPOCの発行するCC-EPOC症例IDを控えて、患者氏名、患者IDとの対応表を病院内に保管しておく方法が一番安全で確実です。 今後、医学研究における症例登録(レジストリー)等でも症例登録する機会は増えてくると思いますが、患者IDは個人情報ですので、患者の同意がないと外に出せません。 症例登録の場合には悉皆性を確保するために同意なしに行うこともあると思いますが、その場合には患者IDは提出はできませんので、やはり対照表を病院内に保管する運用になります。

[Q3166a] カリキュラム管理担当者と実習機関担当者の権限の違いについて

カリキュラム管理担当者は、実習機関担当者のできることはすべてできます。 臨床実習カリキュラムに参加している 実習機関(例えば、A、B、C)のすべてについて、各実習機関の実習機関担当者が行うことのできる設定はすべてできます。 このため、実習機関担当者を一切設置しなくてもPG-EPOCの運用は可能です。


逆に実習機関担当者は、カリキュラム管理担当者のできることの一部しかできません。 実習機関担当者ができるのは、自ら所属する実習機関に関する設定のみであり、プログラム管理に関係する設定、他の施設に関する設定を行うことはできません。


実習機設Aの実習機関担当者は、自らの所属する実習機関Aに関係する設定はできますが、それ以外の設定はできません。 例えば、実習機関Aの実習機関担当者は、実習機関Bの設定はできません。 同様に実習機関Bの実習機関担当者は、自らの所属する実習機関Bに関係する設定はできますが、それ以外の設定はできません。例えば、実習機関Bの実習機関担当者は、実習機関Aの設定はできません。

実習機関担当者を設定するのは、カリキュラム管理担当者の業務を各施設の事情のよくわかる実習機関担当者に委任することによって、運用を円滑にするため、及びカリキュラム管理担当者の負担を軽減するためです。ただし、実習機関担当者が、業務をよく理解していない場合や怠慢な場合には、実習機関担当者を置くとかえって、カリキュラム管理担当者の負担が増える場合もあり得ます。

[Q3167a] 学生医が【臨床推論/病態の記録】で登録(または入力中)した症例の削除について

1.学生医入力後、教員等承認前: 学生医が自分で削除可能です。
2.教員等承認後: 管理者だけが削除可能です。学生医も教員等も自分で削除できません。

[Q3169a] 「実習記録のダウンロード」で「未確定」と表示されるがどのような状態か。

『一時保存』された状態となりますので、『確定』を押下で完了となります。

[Q3170a] 院長(教務責任者、連絡担当者)が交代するのですが、何か必要な事務手続きなどはありますか。

管理用UMIN IDで【CC-EPOC実習カリキュラム運用状況】にログインいただき、 「基本情報の表示/変更」から修正いただけます。


CC-EPOC実習カリキュラム運用状況

[Q3171a] メディカルスタッフがUMIN IDを取得し評価していただく際、1人の学生医に対し同一診療科で複数の評価登録は可能ですか。

1人の学生医に対し、同一診療科で複数のメディカルスタッフによる評価登録は可能です。

[Q3172a] リマインダ送信が(実習生/教員に)届かない。

リマインダ送信は『****(UMIN ID)@umin.ac.jp』宛に配信され、 そこから転送設定されているメールアドレスに配信される仕組みとなっております。

[UMIN電子メールの転送設定画面]から、設定されているメールアドレスをご確認いただくようご案内ください。

[Q3173a] 教員が一度承認を行った登録症例の承認取り消し方法について(2023/12/08時点)

教員が登録症例の承認まで行うと、教員側、実習生側では取り消しはできなくなり、管理者側で「承認」の取り消しを行っていただく形となります。
実習機関メニューにある、実習生の「臨床推論の記録」より取り消しを行いたい実習生を選択後、「経験すべき症候」の「一覧」ボタン、または「登録症例一覧」にて表示される画面の該当症例の行にある「教員等の承認取消」ボタンを押下し取り消しをしてください。
※「実習生の確定取消」ボタンを押すと「確定」が取り消されますので、再度実習生側から評価依頼(確定)を行う必要があります。

 ・「教員等の承認取消」⇒「承認取消」を行うと状態が「承認」から「承認(依頼中)」になります。
 ・「実習生の確定取消」⇒「確定取消」を行うと状態が「承認」(「承認(依頼中)」)から「入力中」になります。

利用申請について

[Q3101b] 利用申請の手順について教えてください。特にPG-EPOC(卒後臨床研修医用)とどう違いますか。

利用申請のページを全面更新しましたので、そちらを参照ください。PG-EPOC(卒後臨床研修医用)との違いですが、CC-EPOCの申請では、新規利用申請と既利用申請の区別がありません。PG-EPOCでは、管理用IDがない場合には、新規利用申請を行い、この際に管理用IDを申請・取得します。CC-EPOCでは、管理用IDを事前に請求した上で、利用申請手続を行います。その理由ですが、大学は80程度しかなく、住所も簡単は把握できるため、管理用IDは既に作成済みで、UMINセンターで保管しています。各大学の請求により、各大学医学部の事務部に郵送します。

[Q3102b] CC-EPOCの利用申請及び運用管理に必要な管理用UMIN ID(=カリキュラム管理担当者用ID)について

CC-EPOC管理用ID(=カリキュラム管理担当者用ID) は以下が発行されます。 付与される権限は同じです。管理用UMIN IDの追加発行、文字列の変更等はできません。


  • cckanri-大学英字略称⇒医学部の教務委員長を想定
  • cctanto1-大学英字略称⇒医学部事務の教務担当を想定
  • cctanto2-大学英字略称⇒医学部事務の教務担当を想定

尚、大学病院本院でPG-EPOCを利用している場合には、 PG-EPOC用に発行している下記のIDでCC-EPOCの設定が可能です。 ただし、CC-EPOCの利用申請はできません。

  • epockanri-病院英字略称⇒病院の臨床研修責任者を想定
  • epoctanto1-病院英字略称⇒病院事務の研修担当を想定
  • epoctanto2-病院英字略称⇒病院事務の研修担当を想定

[Q3103b] 管理用UMIN IDを取得したはずだが、現在、管理用UMIN IDが不明です。

こちらで調査して通知しますので、お問い合わせよりご連絡ください。尚、管理用UMIN IDを、UMINセンターで削除することはありませんので、本当に取得していれば、必ず管理用UMIN IDは存在しています。


 管理用UMIN ID(=カリキュラム管理担当者IDは把握しているがパスワードが不明の場合は以下より申請ください。
パスワード更新申請(管理者用)


パスワード申請の際に記載する情報について、こちらは現在のご担当者様の情報でご申請ください。

[Q3105b] 従来のEPOC、PG-EPOCの管理者用UMIN ID(=研修プログラム管理担当者用ID)は、CC-EPOCで継続して使用可能か

CC-EPOCの運用管理には継続して利用可能ですが、利用申請はできません。利用申請は医学部が行うのが相当と考えられる一方、臨床実習は実際には病院で行われており、病院側も臨床実習に関与することも多いと想定されるからです。

[Q3107b] UMIN IDの一括申請を行う場合、任意の文字列を設定することは可能か。

UMIN IDの一括申請を行う場合、任意の文字列を設定することはできません。UMINセンターで氏名や施設の英字略称をもとに自動生成します。
申請施設(基幹型病院の)管理用UMIN ID(=研修プログラム管理担当者用ID)の英字略称を元に作成が行われます。

[Q3108b] 試用系はいつから利用出来るようになるのか

試用系と運用系は同時に作成されます。両方とも利用には、利用申請が必要です。
利用申請をいただいた後、各大学用のシステムを作成します。
作成が完了後、『利用開始のお知らせ』が連絡先メールアドレスに届きますので、 そこからご利用いただくことが可能となります。
学生医、教員等、メディカルプロフェッショナルのご利用は、UMIN IDを一括登録または個人での登録それぞれ取得の上、試用系・運用系のカリキュラム管理担当者画面より カリキュラム管理担当者者が必要な設定をする必要がございます。

[Q3111b] 管理用UMIN IDのパスワード更新について/登録情報(氏名、所属等)の変更について

1.管理用UMIN IDのパスワードが不明の場合
以下より申請ください。
申請の際に入力される情報は、現在のご担当者様の情報で構いません。

3つのIDのパスワードを更新される場合、3回に分けて申請ください。
(添付いただく証明証は1枚で問題ございません。)

申請の際、入力された情報は確認でのみ使われ、管理用UMIN IDの登録情報に影響しません。


2.管理用UMIN IDの登録情報(氏名、所属等)を変更いただく場合
よりお手続きをいただければと存じます。
毎日24時PG-EPOCに反映されます。変更の翌日以降、ご確認ください。

[Q3113b] CC-EPOC利用申請にあたり、事前にUMIN ID取得しておく必要はありますか。

カリキュラム管理担当者用のUMIN IDの事前取得は必須です。 個人用UMIN IDは、利用申請に一括登録で取得お願いします。

[Q3115b] 利用申請してから実際に利用可能(試用系含む)となる時期について

利用申請から利用開始のご案内までに1、2か月程度期間をいただいております。

[Q3116b] 利用申込みを行ってから連絡がない。利用申請の処理状況を教えてください。

お待たせしており誠に恐れ入りますが、利用申請の進行状況に関するお問い合わせは、 利用申請から1カ月以上経過した後にお願いします。お問合せをいただくことで担当者の仕事が増え、更に利用申請の処理が遅れますでのご配慮お願いします。


[Q3117b] 学生医、教員等がUMIN IDを持っているかどうかわかりません。

学生医、教員等がUMIN IDを持っているかどうか本人に確認してもわからない場合には、一括登録申請をいただく際に作成いただくリストの中に該当の学生医、教員等を含めて申請ください。
UMINセンターでUMIN IDを持っているかどうかチェックを行い、持っていればUMIN IDをお知らせしますし、持っていなければ新規発行します。

[Q3119b] 「カリキュラム管理担当者となった場合、個人用UMIN IDを取得するとUMIN IDを2つ持つことになりますが、問題ないですか?

問題ありません。
カリキュラム管理担当者用UMIN IDは業務用と個人用UMIN IDは個人用で扱いが異なりますので、 同じ方が両方を利用しても問題はございません。個人用UMIN IDを同じ方が2つ持つのは禁止されています。カリキュラム管理担当者は、試用系において、自分の個人用UMIN IDを学生医、教員等、メディカルスタッフに見立てて、設定の練習をすることができますので、個人用UMIN IDを取得することをお勧めします。
学生医、教員等、メディカルスタッフ(UMIN IDを使う場合のみ)、実習機関担当者は、個人用UMIN IDをお使いください。

[Q3120b] 利用申請時の学生医予定人数に変更がある場合、申請後の変更は可能か
変更可能です。
管理用UMIN IDを用いて [] からログインいただき、
【[2] システム利用可能学生医数 (年度別)】から変更ください。

[Q3122b] 利用申請後に、申請時に入力した基本情報(病院長名、臨床研修指定病院名、支払元口座名義人カナ等)が変わってしまうのですが、利用申請は、これらの基本情報が変わってからにした方がよいですか。

早く利用申請しないと準備が遅れてしまいますので、変更を待つことなく申請お願いします。申請時の基本情報は、カリキュラム管理担当者用UMIN IDを用いて、ログインして、変更することが可能です。

連絡担当者の電子メールアドレスが変わらないのであればまず問題はありません。連絡担当者の電子メールアドレスは、連絡担当者本人だけが見られるアドレスではなく、臨床研修に関する業務を担当する複数の人が読めるアドレスが望ましいです。連絡担当者の電子メールアドレスが変わる場合は、 事前にこちらからご連絡ください。

[Q3124b] 教員等(もしくは学生医、メディカルスタッフ)が行う入力を事務部門(もしくは外部業者)で代行入力しようと考えています。その場合、教員等(もしくは学生医、メディカルスタッフ)は、UMIN IDを取得する必要はないですか。

代行入力をする場合でも、教員等(もしくは学生医、メディカルスタッフ)はUMIN IDを取得しなければなりません。その理由は、以下の2点です。

1.代行入力すれば、教員等(もしくは学生医、メディカルスタッフ)は入力の必要がないので、確かに入力時にはUMIN IDは必要ありません。しかしながら、入力したデータを自分で参照したり、第三者に提供するためには、UMIN IDが必要です。特に第三者に提供する場合にはデータの真正性も問われます。

1)データの自己参照: 教員等であれば、自己の指導の実績として参照して、全国のデータと比較して自己の実績の位置づけを行うことができます。学生医であれば、自分の研修の実績として参照し、全国のデータと比較して自己の達成度の評価を行うことができます。
2)データの第三者への提供: 教員等が、専門医の新規認定・継続認定の審査を行う学会に提出して、自己の指導実績を提出して、審査のための資料とすることができます。学生医が臨床実習の経験症例・症候等を初期研修先や後期研修先に資料として提出する等ができます。教員等が、専門医の新規認定・継続認定の審査を行う学会に提供すること、学生医が初期研修応募者の審査を行う医療機関等に対して、CC-EPOCのデータをオンラインで提供できるように計画しています。

2.CC-EPOCは、システム開発・運用コストを抑えるために既存のUMINの利用者管理システムを使っています。このため、UMIN IDを取得しないとCC-EPOCは、利用者を認識できません。(少し詳細になりますが、厳密にいうとUMIN=CC-EPOCでは、すべての利用者をUMINのシステムが付番している利用者の固有識別番号で管理しています。UMIN ID発行時に固有識別番号が生成され、1つの固有識別番号には常に1つのUMIN IDが紐づいています。各利用者のUMIN IDは変更可能ですが、固有識別番号が変わることはありません。)

注意:QRコードでデータ入力を行うメディカルスタッフは、CC-EPOCからは利用者として識別されませんので、自己の入力データの自己参照や第三者への提供はできません。

[Q3129b] 管理用UMIN IDの登録情報が前任者や異動された方の氏名となっており、変更したい。

管理用UMIN IDの登録情報を変更いただく場合、 よりお手続きをいただければと存じます。

[Q3130b] 学生医、教員等、メディカルスタッフのUMIN IDが自施設と異なる英字略称を使っているが、問題はないか。

問題ありません。自施設と異なる英字略称を利用されている場合も、まったく問題なくご利用いただけます。

[Q3131b] UMIN IDを複数持っている学生医、教員等、メディカルプロフェッショナルがいるが、どのように登録したらよいか

学生医、教員等、メディカルプロフェッショナルにCC-EPOCでどちらのUMIN IDを利用するか確認お願いします。
UMIN IDを1人の医師が複数持っていること自体ではCC-EPOCのご利用に直ちに影響はございません。
管理者が、CC-EPOCで当該の医師が使うと想定して設定に使ったUMIN IDと当該の医師が実施にCC-EPOC利用に際して使うUMIN IDが違う場合だけ、問題が発生します。

UMIN IDを一つにされたい場合は、のお手続きを医師に依頼してください。


なぜ複数IDが発行されているのかですが、 UMIN ID発行時には、本人の名前と生年月日で同一の人かどうかをチェックしています。結婚による姓の変更、異体字(斎藤さんの「斎」と「斉」)、生年月日の間違い等の様々な要因で、既に登録済とのチェックが働かずに重複登録が発生します。同一人が複数のIDを持っていても、 管理側で登録するIDと学生医、教員等、メディカルスタッフで使用されるIDが同じであれば運用上問題ございません。

[Q3132b] 一括申請を依頼中に、未登録者自身が個人で新規申請が行われた。どちらが有効になるか。

先に処理されたIDが有効になります。どちらが先に処理されるかは事前に分かりません。
後に処理されるIDは先に処理されたID(氏名と生年月日が両方とも一致するID)が既に存在するため、重複発行はされません。

[Q3137b] 事務手続きの上の不手際で、期限までに利用料金の支払いができません。どうしたらよいですか。

問い合わせフォームから、期限までに利用料金の支払いができない理由を明記して、ご連絡ください。大学で物理的に利用料金が払えないほど経営が切迫することは考えにくく、恐らく事務手続き上の問題だと理解します。また万が一利用が停止になっても再開は簡単にできますので、同様にご連絡ください。

[Q3138b] 本学では、2021年4月から5年生の臨床実習開始、2022年1月から4年生の臨床実習が開始されます。その場合、5年生、4年生の両学年で利用できるですか。

カリキュラム改訂等があって、2学年同時に同一年度内に最初の臨床実習を開始する場合には、同一年度に2学年の運用を開始することが可能です。
この場合には、問合せフォームより事前にご連絡ください。

[Q3139b]  CC-EPOCで登録、お支払いをした学生について、その後PG-EPOCに登録した際、料金は発生しますか。

CC-EPOCに登録、お支払いいただいた後、
PG-EPOCへ継続してご利用いただく場合、
卒前・卒後でプログラムが異なりますので、別途利用料金が発生します。

[Q3140b]  医療系大学間共用試験実施評価機構(CATO)の一括申請専用UMIN IDを保有していますが、CC-EPOCでの一括申請の場合、新たに管理用UMIN IDが必要ですか。

CC-EPOCをご利用いただくにあたり、管理用UMIN IDが必要となりますので、 一括申請の有無に関わらず、管理用UMIN IDの発行が必要となります。
また、CATOで発行されたUMIN IDはそのままCC-EPOCでご利用いただけますので、 発行済の場合、新たに学生のIDを申請いただく必要はございません。


なお、医学部が設置されている大学について、事前に管理用UMIN IDを用意させていただいておりますので、 CC-EPOCの利用希望と併せ、管理用UMIN IDの送り先をご連絡ください。

[Q3141b]  既利用申請の際、翌年度カリキュラムに引き継がれる情報を教えてください。

以下情報が翌年度カリキュラムに引き継がれます。

・参加実習機関
・診療科
・教員等
・メディカルスタッフ
・実習カリキュラム独自の症候・疾患
・実習カリキュラム独自の評価票

各年度毎にカリキュラムは独立しておりますので、カリキュラム作成後に変更・登録した情報は引き継がれません。
(前年度のカリキュラムに対しても同様)

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※次年度への引継ぎについて
 例)【2024年度カリキュラムを開設する場合】
  ・前年度カリキュラムの2023年度から引継ぎを行います。
  ・2022年度カリキュラムに登録があり、2023年度カリキュラムに登録がない場合は、
   2024年度カリキュラムに情報が引継がれません。
  ・2024年度のカリキュラム開設後に2023年度のカリキュラム(他年度のカリキュラム)に
   情報の登録を行っても反映(引継ぎ)は行われません。
  ・カリキュラム開設後は各年度毎に情報の変更・登録を行っていただく必要がございます。
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上記の回答で解決しない場合

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お問い合わせ内容が明確で無い場合はEPOC事務局からお尋ねすることがございます。ご了承ください。
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